Berdasarkan Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang
Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, yang
dimaksud Sistem Kerja adalah serangkaian prosedur dan tata kerja yang membentuk
suatu proses aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Penyesuaian
Sistem Kerja adalah perbaikan dan pengembangan mekanisme kerja dan proses
bisnis Pegawai Aparatur Sipil Negara dengan memanfaatkan sistem pemerintahan
berbasis elektronik. Mekanisme Kerja adalah proses dan cara kerja organisasi
yang menggambarkan alur pelaksanaan tugas Pegawai Aparatur Sipil Negara yang
dilakukan dalam suatu sistem dengan mengedepankan kompetensi, keahlian dan/atau
keterampilan.
Penyederhanaan Birokrasi
dilaksanakan pada Instansi Pusat dan Instansi Daerah. Penyederhanaan Birokrasi
juga dilaksanakan pada instansi yang dibiayai oleh Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara yang dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu berdasarkan
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Penyederhanaan Birokrasi merupakan bagian dari
pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang efektif dan efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan SPBE.
Penyederhanaan Birokrasi dilakukan melalui tahapan:
a. Penyederhanaan Struktur
Organisasi;
b. Penyetaraan Jabatan; dan
c. Penyesuaian Sistem Kerja.
Penyesuaian Sistem Kerja meliputi Mekanisme Kerja dan Proses Bisnis.
Dinyatakan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Permenpan
RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk
Penyederhanaan Birokrasi bahwa sistem Kerja digunakan sebagai instrumen
bagi Pegawai Aparatur Sipil Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit
organisasi pada Instansi Pemerintah setelah penyederhanaan struktur organisasi
dan penyetaraan jabatan dalam rangka penyederhanaan birokrasi.
Maksud dan tujuan penyesuaian Sistem Kerja yaitu:
a. mewujudkan proses kerja yang
efektif dan efisien;
b. memastikan pencapaian tujuan,
strategi, dan kinerja organisasi;
c. mengoptimalkan pemanfaatan
sumberdaya manusia; dan
d. mengoptimalkan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi.
Mekanisme Kerja digunakan sebagai acuan dalam
pengaturan alur pelaksanaan tugas Pegawai Aparatur Sipil Negara setelah
dilakukan penyederhanaan struktur organisasi dan penyetaraan jabatan. Mekanisme
Kerja dilaksanakan dengan prinsip: orientasi pada hasil; kompetensi;
profesionalisme; kolaboratif; transparansi; dan akuntabel. Mekanisme Kerja
terdiri atas:
a. kedudukan;
b. penugasan;
c. pelaksanaan tugas;
d. pertanggungjawaban pelaksanaan
tugas;
e. pengelolaan kinerja; dan
f. pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi.
Penjelasan Kedudukan menurut Peraturan Menpan RB
atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022
Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, bahwa
Pejabat Fungsional dan pelaksana berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
secara langsung kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi
Pratama, Pejabat Administrator atau Pejabat Pengawas. Dalam hal Pejabat
Fungsional diangkat untuk memimpin suatu unit kerja mandiri berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan, Pejabat Fungsional tersebut dapat
membawahi Pejabat Fungsional dan pelaksana. Penentuan kedudukan dan tanggung
jawab disesuaikan dengan struktur organisasi pada masing-masing Instansi
Pemerintah. Kedudukan ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. Rincian
kedudukan tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dalam Peraturan Menteri ini.
Terkait Penugasan, Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022 Tentang
Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi menyatakan
dalam pelaksanaan tugas, Pejabat Fungsional dan pelaksana dapat bekerja secara
individu dan/atau dalam tim kerja dengan mengedepankan profesionalisme,
kompetensi, dan kolaborasi berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan.
Penugasan secara individu dan/atau dalam tim kerja dapat melibatkan Pejabat
Fungsional dan pelaksana yang berasal dari dalam satu unit organisasi, lintas
unit organisasi, dan/atau lintas Instansi Pemerintah. Dalam tim kerja yang
anggotanya berasal dari lintas Unit Organisasi dan/atau lintas Instansi
Pemerintah, Pejabat Fungsional atau pelaksana yang berperan sebagai ketua tim
diutamakan berasal dari Unit Organisasi pemilik kinerja. Penugasan Pejabat Fungsional
dan pelaksana dilakukan melalui penunjukan dan/atau pengajuan sukarela.
Penunjukan merupakan penugasan langsung kepada Pejabat Fungsional atau
pelaksana oleh Pejabat Penilai Kinerja dan/atau Pimpinan Unit Organisasi untuk
melaksanakan kinerja tertentu. Pengajuan sukarela merupakan penugasan Pejabat
Fungsional atau pelaksana atas dasar permohonan aktif dari Pejabat Fungsional
atau pelaksana untuk melaksanakan kinerja tertentu. Penugasan ditetapkan oleh
Pejabat Penilai Kinerja atau Pimpinan Unit Organisasi. Rincian Penugasan
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam
Peraturan Menteri ini.
Penjelasan terkait Pelaksanaan Tugas. Pelaksanaan
tugas Pejabat Fungsional dan pelaksana meliputi pelaksanaan tugas yang bersifat
dalam unit organisasi, lintas unit organisasi, dan lintas Instansi Pemerintah.
Rincian dan tata cara pelaksanaan tugas tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.
Penjelasan terkait Pertanggungjawaban Pelaksanaan
Tugas. Pejabat Fungsional dan pelaksana yang ditugaskan secara individu
melaporkan pelaksanaan tugasnya secara langsung kepada Pimpinan Unit
Organisasi. Dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, Pejabat
Fungsional dan pelaksana yang berperan sebagai anggota tim melaporkan
pelaksanaan tugas kepada ketua tim. Pejabat Fungsional dan pelaksana yang
berperan sebagai ketua tim melaporkan pelaksanaan tugas tim kerja kepada
Pimpinan Unit Organisasi secara berkala. Pimpinan Unit Organisasi secara
sewaktu-waktu berwenang untuk meminta laporan kepada ketua tim dan/atau anggota
tim kerja. Rincian pertanggungjawaban pelaksanaan tugas tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.
Penjelasan tentang Pengelolaan Kinerja. Berdasarkan
Peraturan Menpan RB atau Permenpan RB
Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk
Penyederhanaan Birokrasi, Pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan
pelaksana baik yang bekerja secara individu maupun dalam tim kerja terdiri
atas:
a. perencanaan kinerja yang meliputi
penetapan dan klarifikasi ekspektasi;
b. pelaksanaan, pemantauan, dan
pembinaan kinerja yang meliputi pendokumentasian kinerja, pemberian umpan balik
berkelanjutan dan pengembangan kinerja pegawai;
c. penilaian kinerja yang meliputi
evaluasi kinerja pegawai; dan
d. tindak lanjut hasil evaluasi
kinerja yang meliputi pemberian penghargaan dan sanksi.
Pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan
pelaksana dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undanganyan
yang mengatur mengenai pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan pelaksana.
Penjelasan tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi
dan Komunikasi. Instansi Pemerintah mengutamakan layanan administrasi
pemerintahan berbasis elektronik melalui pemanfaatan aplikasi SPBE yang
terintegrasi dalam mendukung sistem kerja Instansi Pemerintah. Aplikasi SPBE
berupa aplikasi umum berbagi pakai. Pimpinan Instansi Pemerintah memastikan
setiap Unit Organisasi menggunakan aplikasi umum berbagi pakai. Keterpaduan
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung sistem kerja
dikoordinasikan oleh tim koordinasi SPBE Instansi Pemerintah.
Selanjutnya dinyatakan dalam Peraturan Menpan RB
atau Permenpan RB Nomor 7 Tahun 2022
Tentang Sistem Kerja Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, bahwa
Penyusunan Proses Bisnis merupakan acuan bagi Instansi Pemerintah untuk
menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antarunit organisasi.
Untuk Penyesuaian Sistem Kerja, Instansi Pemerintah melakukan perbaikan dan
pengembangan Proses Bisnis. Perbaikan dan pengembangan Proses Bisnis melalui
reviu dan evaluasi dapat dilakukan dengan penyesuaian standar operasional
prosedur. Reviu dan evaluasi dilakukan terhadap:
a. peta subproses;
b. peta relasi;
c. peta lintas fungsi; dan/atau
d. peta level 1 dan turunannya,
sesuai dengan metode yang digunakan. Tata cara
penyusunan peta proses bisnis Instansi Pemerintah) dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Unsur kesekretariatan pada Instansi Pemerintah
melaksanakan peran dukungan bagi percepatan pelaksanaan Penyesuaian Sistem
Kerja sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri ini. Pimpinan Instansi Pusat
dan pimpinan instansi berkoordinasi dengan Menteri dalam pelaksanaan
Penyesuaian Sistem Kerja. Pimpinan Instansi Daerah berkoordinasi Menteri dan
menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang dalam negeri dalam
pelaksanaan Penyesuaian Sistem Kerja.
Setiap Instansi Pemerintah melakukan pengaturan
Penyesuaian Sistem Kerja berdasarkan Peraturan Menteri ini paling lambat 1
(satu) tahun terhitung sejak Peraturan Menteri ini diundangkan. Pada saat
Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan mengenai peran koordinasi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 17 Tahun 2021 tentang Penyetaraan Jabatan
Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2021 Nomor 525), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
(Agus Mulyana/Aries Setyarto)
